Case · Samarbete med Dizparc

Från data till beslut

UX-design för snabbare och tryggare resursplanering i komplexa projektmiljöer.

Kurs: Prototyping för UX-produktion · 30 yhp → Från skiss till prototyp av Resursportalen

Samarbete: Dizparc
Roll: UX designer
Team: 3 UX-designers (casegrupp)
Fokus: Research, UX-process, prototyping & iterativ designutveckling

Bakgrund

Problemformulering

Teamleads har ofta tillgång till stora mängder information, men saknar stöd för att snabbt kunna tolka risker, matchning och leveransförmåga vid resursplanering.

Utmaningen låg därför inte främst i brist på data, utan i hur informationen kunde struktureras och visualiseras för att underlätta beslut under tidspress och osäkerhet.

Hur kan komplex kompetensdata visualiseras för snabbare och tryggare beslut?

01 · Research

Förståelse av problemområdet

Hur arbetar teamleads med kompetensmatchning och resurssättning vid nya kunduppdrag?

Metoder

Desk research
Enkätmaterial från Dizparc
Dialog med stakeholders
Analys av nuvarande arbetssätt

Nuvarande situation

Dizparc arbetade främst i Excel. Informationen upplevdes som svår att överblicka, sällan uppdaterad och otillräcklig vid snabba beslut.

Viktiga insikter

Teamleads arbetar ofta under tidspress
Informationen fanns redan – men saknade tydlig struktur
Det var svårt att snabbt förstå "vem kan vad?"
Matchning handlade mer om risk och sannolikhet än perfekta svar

01 · Research

Nuvarande arbetssätt

Analys av befintliga verktyg, arbetsflöden och organisatoriska utmaningar.

Befintlig lösning

Excel-baserade kompetenslistor
Manuell uppdatering
Individuella kunskaper hos teamleads

Utmaningar

Snabbt förstå "vem kan vad?"
Få överblick på team och projekt
Identifiera kompetensgap
Fatta konsekventa beslut

Organisatoriska behov

Matcha kompetens mot kundbehov
Bedöma leveransförmåga
Planera kompetensutveckling

Problemet handlade inte om brist på information – utan om visualisering, kontext och stöd för snabba beslut under osäkerhet.

01 · Research

Enkät & stakeholder-insikter

För att identifiera behov, smärtpunkter och mentala modeller.

Återkommande behov

Snabb överblick över kompetenser
Tydligare projekt- och teamperspektiv
Enklare förståelse för nivåer och matchning
Stöd vid kompetensutveckling och rekrytering

Viktiga insikter

Teamleads arbetar ofta med ofullständig information
Beslut handlar mer om sannolikhet än perfekta matchningar
Användare ville snabbt förstå risker och konsekvenser

Citat från researchen

”Svårt att veta vem som kan vad.”

”Behov av projektvy för bättre överblick.”

”Stöd för att kunna ta snabba beslut.”

01 · Research

Tidiga antaganden

Hypoteser kring matchning, kompetensutveckling och beslutsstöd.

Kompetensutveckling initieras främst utifrån kunduppdrag
Teamleads behöver individ-, team- och projektperspektiv
Matchning handlar mer om risk än exakta nivåer
Användare behöver snabb förståelse snarare än detaljerad data

Viktig lärdom

Flera antaganden förändrades under projektet när tester visade att teamleads arbetade mer situations- och projektdrivet än förväntat.

01 · Research

Research summary

Centrala insikter

Informationen fanns redan men saknade struktur
Teamleads behövde snabb överblick snarare än detaljerad data
Beslut fattades ofta under osäkerhet och tidspress
Risk och leveransförmåga vägde tyngre än "perfekta" matchningar

Hur researchen påverkade projektet

Grunden för de första prototyperna
Grunden för användarflödena
Fokus på beslutsstöd istället för kompetensöversikt

02 · Designfokus

Från research till designfokus

Att skapa ett beslutsstöd som minskar kognitiv belastning och hjälper användare att agera även när informationen är ofullständig.

Figma-tavla med hela designprocessen — Hela processen samlad i Figma

Från kompetensöversikt till beslutsstöd

Projektet började med fokus på kompetensöversikter. Research och tester visade att behovet inte handlade om mer information utan om bättre beslutsstöd. Fokus flyttades därför från:

”Vem kan vad?” → ”Kan vi leverera detta projekt?”

Beslut under osäkerhet

Istället för att visa "rätt svar" skapades transparens kring vad som saknas, möjliga konsekvenser och hur situationen kan hanteras vidare.

02 · Designfokus

Informationshierarki

Hur rätt information prioriterades vid rätt tidpunkt.

Hierarkin i tre steg

1.Överblick och risk
2.Jämförelse av kandidater
3.Beslut och nästa åtgärd

Designbeslut

Tydligare CTA:er
Visuell prioritering
Konsekventa färger och symboler
Uppdelade vyer istället för en samlad dashboard

Viktiga insikter

Användarna behövde inte all information direkt – det viktigaste var att snabbt förstå projektets status, möjliga risker och relevanta resurser.

02 · Designfokus

Mental models & riskförståelse

Användartesterna visade att visuella signaler tolkades väldigt bokstavligt – färger, nivåer och symboler skapade snabbt egna betydelser.

Återkommande observationer

Nivåer som "2/3" väckte frågor kring risk
Färger uppfattades som godkänt/fel
Vissa visualiseringar krävde för mycket kontext

Hur detta påverkade designen

Konsekvent färg och symbolik
Tydligare språk kring nivåer och status
Begriplighet framför detaljrikedom

02 · Designfokus

Designprinciper

Tydlighet framför komplexitet

Statusindikatorer, enkel struktur och snabb överblick.

Progressiv informationsvisning

Information uppdelad utifrån kontext, beslutspunkt och behov.

Konsekvens

Färger, symboler och nivåer konsekvent genom hela flödet.

Beslutsstöd framför datavisning

Hjälpa användaren förstå risker, jämföra och besluta snabbare.

03 · Process

Fem iterationer

Jag arbetade iterativt genom skisser, prototyper och kontinuerlig feedback. Varje iteration testade nya antaganden och förfinade flödet utifrån användarnas behov och beteenden.

Iteration 1

Utforskning

Tidiga skisser, antaganden och problemutforskning.

Förstå användarnas behov
Utforska möjliga flöden
Identifiera viktiga perspektiv

Skisser och user flows för resurssättning vid nya kunduppdrag – från inkommande uppdrag till beslut: Match, Upgrade eller Decline.

Utmaningar: för mycket information i samma vy, otydlig startpunkt, svårt att skilja planering från beslutsfattande.

Viktiga insikter

Resursplanering, matchning och leveransrisk hängde nära samman
Användaren behövde tydligare steg i processen
Projektperspektivet blev tidigt viktigt

Nästa iteration

Flödet delades upp i flera vyer
Fokus flyttades mot beslutssituationer
Informationshierarki prioriterades

Userflow – flödet från att få in ett kunduppdrag till att välja rätt personal/kompetens utifrån kundens kravprofil

Low fidelity – jämföra medarbetare med kundens kravprofil

Wireframe – olika sidor som verktyget hade kunnat erbjuda

Iteration 2

Struktur

Användarflöden, vyer och informationsstruktur.

Utforska olika beslutsvyer
Testa hur kompetens visualiseras
Förstå vilket perspektiv som ger bäst beslutsstöd

Tre prototyp-serier testade individvy vs teamvy vs projektvy, kunddriven vs medarbetardriven utveckling, samt tabeller, heatmaps och tooltips.

Viktiga insikter

Teamvyn gav bäst övergripande förståelse
Projektperspektivet blev viktigt i beslutsfattandet
Visualiseringar behövde vara tydliga och kontextbaserade

Nästa iteration

Tydligare uppdelning mellan stegen i flödet
Större fokus på begriplighet och semantik
Fler tester kring färger, nivåer och statusindikatorer

Iteration 3

Begriplighet

Think-aloud-tester och arbete med förståelse och semantik.

Testa begriplighet i flödet
Förstå hur risk och nivåer tolkas
Tydliggöra beslutspunkter

Ett mer sammanhängande beslutsflöde med projektvy, kandidatlista och teamförslag. Think-aloud-tester visade hur användare resonerade i realtid.

Utmaningar: nivåer som "2/3" skapade osäkerhet och vissa färger uppfattades som "godkänt/fel".

Viktiga insikter

Projektvyn blev den naturliga startpunkten
Kandidatlistan blev den viktigaste beslutsvyn
Färger, nivåer och symboler tolkades bokstavligt

Nästa iteration

Tydligare CTA:er och beslutspunkter
Mer konsekvent färg och symbolik
Transparens kring risk och leveransförmåga

Iteration 4

Beslutsstöd

Ett realistiskt och sammanhängande beslutsflöde.

Skapa tydligare beslutsstöd
Koppla samman flera vyer i samma flöde
Spegla hur teamleads arbetar i praktiken

Tre vyer – projektvy, kandidatlista och teamvy – i ett flöde: förstå projektets krav och risker, jämföra kandidater, fatta beslut om teamet.

Viktiga insikter

Flödet upplevdes logiskt och realistiskt
Teamvyn tydliggjorde nästa steg och ansvar
Användare accepterade osäkerhet när den kommunicerades tydligt

Nästa iteration

Mer fokus på språk och begrepp
Tydligare riskkommunikation
Finjustering av hierarki, status och beslutspunkter

Tre sammanhängande vyer i Resursportalen

Iteration 5

Förfining

Finjustering av språk, riskkommunikation och hierarki.

Minska kognitiv belastning
Tydligare begrepp och statusnivåer
Förbättra helhetsupplevelsen i flödet

Tydligare skillnad mellan leveransstatus och leveranssäkerhet, mer konsekventa CTA:er och tydligare koppling mellan risk, matchning och nästa steg.

Viktiga insikter

Användare tolkade nivåer och status bokstavligt
Gult uppfattades som ett beslut med kända risker, inte som fel
Små skillnader i ordval påverkade förståelsen

Resultat

Iteration 5 blev den mest sammanhängande versionen – en syntes av tidigare insikter, tester och designbeslut.

Slutliga vyer: resurssättning, projektbeslut och teamförslag

04 · Resultat

Ett beslutsflöde för resurssättning

Projektvy

En översikt över uppdrag, projektkrav och risker – snabb förståelse för vad som behöver bemannas innan beslut tas.

Projektkrav och kompetensnivåer
Riskindikatorer
Leveranssäkerhet

Kandidatlista

Projektets viktigaste beslutsvy, där teamleads jämför kompetens, tillgänglighet och risk.

Filtrering och sortering
Kompetensmatchning
Riskmarkeringar och tooltips

Teamförslag

Sista steget i flödet – valda resurser, risker och rekommenderade åtgärder i en gemensam överblick.

Leveranssäkerhet
Risk- och informationspanel
Bekräfta team eller skapa handlingsplan

Matchning & risk

Istället för perfekta matchningar visualiserades sannolikheter, konsekvenser och möjliga åtgärder.

Konsekventa statusnivåer
Tydliga riskindikatorer
Förklarande microcopy

Leveranssäkerhet

Ett begrepp för att visa om ett team är redo för leverans – även när vissa kompetensgap finns kvar.

Konsekvens framför perfektion
Lösningsorienterade diskussioner
Tryggare beslut trots osäkerhet

Handlingsplan

Stöd när teamet inte fullt ut matchar kraven – systemet visar nästa steg istället för att bara visa problem.

Kompetensutveckling
Omfördelning av resurser
Komplettering av teamet

05 · Reflektion

Vad jag tar med mig

Lärdomar

Projektet visade hur viktigt det är att designa för beslut, inte bara information. Användare sökte inte perfekta svar, utan tillräckligt tydligt underlag för att kunna agera trots osäkerhet. Små detaljer – ordval, färger och nivåindikatorer – påverkar förståelsen mer än man först tror.

Designinsikter

Användare tolkade gränssnitt väldigt bokstavligt. Tydlig informationshierarki minskar kognitiv belastning, risk behöver kopplas till handling och transparens är ofta viktigare än precision.

Arbetssätt

Den iterativa processen gjorde det möjligt att testa antaganden och förfina lösningen utifrån verklig feedback. Think-aloud-tester och snabba prototyper hjälpte mig förstå hur teamleads resonerar under tidspress.

Överförbarhet

Principer kring beslutsstöd, informationshierarki och riskkommunikation kan appliceras i andra komplexa system: förenkla istället för att lägga till, visualisera konsekvenser och designa utifrån användarens mentala modell.

Personlig utveckling

Projektet stärkte min förmåga att arbeta strategiskt och användarcentrerat genom hela designprocessen. Jag blev tryggare i att fatta designbeslut baserade på research och feedback – även när lösningen fortfarande utvecklades.

← Alla projekt Vill du veta mer? Hör av dig